Gdy na fakturze pojawi się błąd, np. w kwocie czy dacie płatności, trzeba skorygować taki dokument. Czy po wystawieniu faktury da się ją jednak anulować i uznać za niebyłą? Istnieje taka opcja, ale dotyczy tylko określonych przypadków. I chociaż takie działanie nie jest ujęte w przepisach, organy podatkowe je respektują. Kiedy anulowanie wystawionej faktury jest możliwe i jak to zrobić? Przeczytaj artykuł!

Kiedy można anulować fakturę?

Tak naprawdę istnieje tylko jedna okoliczność, która pozwala anulować wystawioną fakturę. Muszą zostać jednocześnie spełnione dwa konkretne warunki:

• usługa nie została jeszcze dokonana lub towar nie został dostarczony,
• obie wersje faktury nadal są w rękach sprzedającego (czyli nie zostały wprowadzone do obrotu prawnego).

Jakie są przykładowe sytuacje, gdy anulowanie faktury jest możliwe? Najczęściej zdarza się to, kiedy:

• klient zrezygnował z zakupu przed wysłaniem towaru,
• klient nie odebrał zamówienia za pobraniem i przesyłka wróciła do sprzedawcy.

W obu tych przypadkach klient nie zapłacił, a także nie otrzymał towaru ani faktury. 

Istnieje jeszcze jedna możliwość, która dotyczy zniszczonej lub zaginionej przesyłki. Jeżeli przedsiębiorca ma dowód na wystąpienie takiej sytuacji (np. w postaci zaświadczenia od firmy kurierskiej), może anulować wystawioną fakturę. W tym przypadku nie ma znaczenia, że fizyczna kopia dla klienta nie znajduje się w rękach sprzedawcy (bo była w przesyłce).

Nie można anulować faktury elektronicznej, która była wysłana mailowo lub automatycznie poprzez program księgowy (z powodu odgórnego założenia, że została odebrana).

A co w sytuacji, w której nie doszło do sprzedaży czy wykonania usługi, a klient otrzymał już swoją kopię faktury? W tym przypadku nie jest spełniony warunek anulowania – faktura została już wprowadzona do obrotu prawnego, a to oznacza, że można ją jedynie skorygować.

Jak anulować fakturę?

Anulowanie faktury jest tak naprawdę prostym procesem. Wystarczy przekreślić oba dokumenty (dla sprzedawcy i dla klienta), a następnie opatrzyć adnotacją (np. „Anulowano dnia 24.07.2022 r.”) i podpisać. Podpis musi zostać złożony przez osobę, która jest upoważniona do wystawiania faktur. Nie ma obowiązku podawania powodu, dla którego dokument został anulowany, jednak warto to zrobić przy adnotacji z datą.

Co zrobić z takimi dokumentami? Chociaż nie są ewidencjonowane, najlepszą opcją jest przechowywanie ich razem z innymi fakturami. Jeżeli doszło już do ujęcia faktury w pliku JPK_V7, można zrobić korektę, by odzyskać podatek.

Co zrobić z błędną fakturą?

Jeżeli na fakturze jest błąd, np. w danych, kwocie czy dacie – nie można z takiego powodu anulować dokumentu, który został już wprowadzony do obrotu prawnego (czyli odebrany przez kontrahenta). W takiej sytuacji dokonuje się korekty, czyli wystawia fakturę albo notę korygującą. 

Chcesz dowiedzieć się więcej o anulowaniu faktury? Przeczytaj artykuł poradnikowy na stronie PragmaGO: https://pragmago.pl/porada/anulowanie-faktury-jak-i-kiedy-mozna-to-zrobic/