Menu / szukaj

Wywiad: Produktywność w praktyczny sposób – Jakub Ujejski – Produktywnie.pl

Produktywność, efektywność osobista, zarządzanie czasem, planowanie i organizacja pracy w praktyczny sposób – tematyka serwisu Produktywnie.pl.

Jakub Ujejski – trener i doradca w zakresie produktywności. Poprosiłem go o odpowiedź na kilka pytań. Zachęcam do przeczytania efektów.

Łukasz Schab: Pierwsze pytanie trochę na rozgrzewkę dla osób, którym obca jest poruszana przez Ciebie tematyka. Czym dla Ciebie jest produktywność?

Jakub Ujejski: Produktywność to robienie właściwych rzeczy we właściwy sposób. Rozwijając to trochę, właściwe rzeczy, to rzeczy ważne, natomiast właściwy sposób to ten optymalny czyli wymagający najmniejszej energii. Nie chodzi o to, żeby działać jak najszybciej, żeby zrobić jak najwięcej – trzeba też umiejętnie wybrać tylko to co jest ważne. Mówiąc najbardziej wprost, produktywność to ułatwianie sobie życia.

Łukasz Schab: W swoich wpisach, często powołujesz się na własne doświadczenia, które w dużej części są bardzo podobne do moich, a podejrzewam że również do sporej liczby innych osób. Dobrze wiedzieć, że czyta się osobę, która była kiedyś w takim samym dołku 😉 i co najważniejsze że znalazła skuteczne sposoby na to, aby sobie z tymi problemami z produktywnością poradzić. Skąd u Ciebie zainteresowanie tematyką produktywności?

Jakub Ujejski: Z nadmiaru zainteresowań. Produktywność stała się z jednej strony punktem wspólnym dla moich rozległych zainteresowań (psychologia, przedsiębiorczość, informatyka), a z drugiej strony odpowiedzią na chroniczny brak czasu. Gdy odkryłem, że można pewne rzeczy robić inaczej, efektywniej to mnie to bardzo ucieszyło.

Łukasz Schab: Dlaczego opłaca się praca nad własną produktywnością? Dlaczego warto zainteresować się działaniami sprzyjającymi podniesieniu własnej produktywności?

Jakub Ujejski: Powodów jest bardzo wiele. Do największych, moim zdaniem, należy poczucie kontroli nad swoim życiem, a co za tym idzie niższy poziom stresu. Efektywna realizacja zadań i doświadczenia z tego płynące dają ogromną satysfakcję i zwiększają poczucie własnej wartości. Twoja produktywność ma też wpływ na Twoje otoczenie. Niektórzy będą Cię podziwiać, inni będą spoglądać z zazdrością – mało kto przejdzie obojętnie.

Łukasz Schab: Z jakimi problemami mierzysz się najczęściej gdy pomagasz osobom zainteresowanym poprawą produktywności?

Jakub Ujejski: Rankingu nie prowadzę 🙂 Każdy z nas jest inny i mamy indywidualne problemy. Najczęściej spotykam się z potrzebą „ogarnięcia” zbyt dużej ilości spraw. Zgłaszają się do mnie osoby, które chcą być lepiej zorganizowane. Najczęściej pytają o jakiś program, który im to ułatwi. Po głębszej analizie okazuje się jednak, że nie tam leży problem i sam program nie pomoże.

Łukasz Schab: Co w takim razie pomaga?

Jakub Ujejski: Punktem wyjścia jest analiza aktualnego stylu i sposobu pracy. Gdy wiesz jak wygląda twój „workflow” to możesz go udoskonalić i dobrać odpowiednie narzędzia, które będą Cię wspierały. Jeżeli zaczniesz od narzędzia, to może się okazać, że napotkasz na problemy z jego adaptacją albo, że sam będziesz się musiał dostosować do narzędzia.

Jeżeli większość dnia spędzasz na spotkaniach i w podróży to papierowy notes i kalendarz pokonają (pod względem wygody użytkowania) nawet najdroższy program do zarządzania zadaniami. Oczywiście jest to kwestia bardzo indywidualna.

Najpierw sposób pracy a potem narzędzia, a nie odwrotnie.

Łukasz Schab: Niezwykle ciekawą kategorią w serwisie Produktywnie.pl są wpisy dotyczące 30 dniowych wyzwań. Sam ostatnio podjąłem wyzwanie pisania 750 słów dziennie. Strumień świadomości, który się przy tym uruchamia pozwala na napisanie ciekawych wpisów i co najważniejsze pozwala odblokować swoje umiejętności pisarskie. Np. pytania do Ciebie piszę właśnie po skończeniu dzisiejszej sesji w 750words.com i nie będę ukrywał że pisze mi się o wiele lżej niż zwykle. Co skłoniło Cię do pojęcia takich wyzwań? Dlaczego mają właśnie 30 dni? Skąd się biorą konkretne wyzwania?

Jakub Ujejski: 30 dniowe wyzwania chodziły mi po głowie już od dłuższego czasu. Wielokrotnie chciałem w swoim życiu wprowadzić jakieś zmiany jednak zamiast tego szukałem „za” i „przeciw”, żeby podjąć dobrą decyzję. W wielu przypadkach kończyło się tym, że zmiany nie wprowadzałem, bo wysiłek, który trzeba było włożyć skutecznie mnie zniechęcał.

Pozwól, że posłużę się przykładem. Jeżeli obiecasz sobie, że od jutra (w domyśle do końca życia) nie będziesz jadł słodyczy, to będzie Ci trudno wytrzymać. Możliwe, że odrzucisz ten pomysł od razu. Natomiast, jeżeli obiecasz sobie, że odstawisz słodycze na 30 dni, to wygląda to dużo łatwiej. W końcu to tylko 30 dni, a nie długie lata. Magia leży w 30 dniu, kiedy to możesz podjąć decyzję o pozostaniu przy jakimś nawyku albo bez żadnych wyrzutów możesz go porzucić.

Reasumując: 30 dni to na tyle krótko, że da się wytrzymać i na tyle długo, żeby faktycznie spróbować (i wyrobić sobie nawyk).

Łukasz Schab: Większość czasu, który obecnie poświęcamy pracy jest to czas spędzony przy komputerze. I wiele z tego czasu po prostu marnujemy przez przeglądanie serwisów społecznosciowych, ciągłe zakłócenia nowe e-maile, czy po prostu przez naszą nieumiejętność szybkiego pisania na klawiaturze.

Moim zdaniem w znacznym stopniu prace ułatwia odpowiedni system katalogowania dokumentów, odpowiednia filtracja przychodzącej poczty i wyrobienie sobie nawyków związanych np. z podejmowaniem natychmiastowej akcji w związku z e-mailem (odpisanie na niego, przekazanie innej osobie bądź, jesli jego treść wymaga od nas dłużej pracy, po prostu zarezerwowanie sobie na nią odpowiednio dużo czasu w naszym kalendarzu). Co do serwisów społecznościowych to niestety nie znajduję tutaj uniwersalnego sposobu, który mógłby pomóc, poza chyba grupowaniem zajęć, a co za tym idzie przeznaczanie na serwisy społecznościowe określonej części dnia.

Pomaga również zaznajomienie się z programami ułatwiajacymi pisanie szczególnie często pojawiających się w normalnej pracy wyrażeń (np. zamiast setki razy wpisywać konkretne zdanie do e-maila warto przyporządkować mu odpowiedni skrót po którego wpisaniu pojawi się w jego miejsce całe zdanie), czy wykorzystanie takich narzędzi jak Evernote czy Nozbe.

Załóżmy jednak,że mamy przed sobą osobę zupełnie „zieloną” jeśli chodzi o wykorzystanie użytecznych programów do podniesienie produktywności, nie bardzo radzi sobie z planowanie dnia, a właściwie wcale go nie planuje, ciągle jest przytłoczona nowymi zadaniami które musi wykonywać, nie wie jak poradzić sobie z przychodzącymi e-mailami, dokumentami, spędza „kilka minut” dziennie na serwisach społecznościowych i zupełnie nie wie jak mogłaby podnieść swoją produktywność.

Czyli przedstawiłem pewnie profil typowej pracującej osoby 😉 Od czego taka osoba powinna zacząć? Co Twoim zdaniem powinna zrobić na początku swojej drogi do zwiększenia produktywności a co na kolejnych etapach? Co powinno być dla niej źródłem motywacji i umożliwić dalszą pracę nad sobą?

Jakub Ujejski: Pierwszym krokiem zawsze jest uświadomienie sobie stanu faktycznego. Dopóki nie wiesz, że jesteś nieefektywny to nie będziesz czuł potrzeby, żeby się zmienić.

Jeżeli mógłbym dać tylko jedną radę takiej osobie, to poradziłbym zapisywanie. Notowanie przynosi stosunkowo największą korzyść w najkrótszym czasie. Zapisanie tych myśli, które krążą Ci po głowie sprawia, że możesz je „ogarnąć”. Wiesz, że nie uciekną i możesz je sobie na kartce odpowiednio poukładać.

Później warto poświęcić chwilę i zastanowić się nad tym jak wygląda i na czym polega moja praca. Nie chodzi mi o tytuł służbowy, stanowisko ale o to, co faktycznie w ciągu dnia robisz. Gdy zdasz sobie z tego sprawę to będziesz w stanie optymalizować te procesy.

Łukasz Schab: Kolej na trudne dla niektórych słowo: prokrastynacja. Co to jest? Jak sobie z tym radzić?

Jakub Ujejski: Wyobraź sobie taką sytuację: Chcesz się zająć pewnym ważnym zadaniem. Analizujesz problem, planujesz kolejne etapy i gdy już wiesz czym konkretnie masz się zająć decydujesz, że zabierzesz się za to za 5 min. jak tylko sprawdzisz pocztę. Z tych 5 minut zrobiło się jakimś cudem 25… Patrzysz na zegarek i nagle czujesz głód – obiecujesz sobie, że zaraz po zjedzeniu obiadu zabierzesz się za to zadanie. Po obiedzie czujesz się ospały i nie masz siły myśleć. 2 godziny później zadanie nadal nie zostało zrealizowane.

Zdarzyło Ci się kiedyś coś takiego? To właśnie nazywamy prokrastynacją czyli odwlekaniem, odkładaniem na później.

Powodów, dla których odwlekamy realizację jakiegoś zadania jest bardzo dużo. Najpopularniejszym sposobem na prokrastynację jest metoda małych kroczków.  Zamiast mówić sobie, że zajmiesz się tym tematem za 5 minut, popracuj nad nim przez te 5 minut. Jest duża szansa, że z tych 5 minut (gdy już przełamiesz początkowy opór) zrobi się 10, a potem 20…

Łukasz Schab: Załóżmy że mamy do czynienia z osobą, która nie potrafi i nie lubi wcześniej wstawać. Zamiast to siedzi przy komputerze, pracując, do 3:00 nad ranem i zrywa się z łóżka około godziny 9:00. Czy takie działanie jest produktywne na dłuższą metę? Jakie są negatywne skutki takiego zachowania? Jakiś czas temu na Produktywnie.pl pojawił się cykl wpisów dotyczących wczesnego wstawania. Jakie są główne korzyści z wczesnego wstawania?

Jakub Ujejski: Jako osoba, która przepracowała w ten sposób dobrych kilka lat mogę powiedzieć, że się da. Czy to jest produktywne? Myślę, że to indywidualna sprawa. Są wśród nas osoby, którym dobrze się pracuje w nocy. Są też tacy, którzy odkładają pracę na wieczór, bo w ciągu dnia co chwilę znajdują sobie lepsze zajęcia. W tym drugim przypadku praca w nocy jest „wymuszona” i jeżeli poprzedza ją dzień pełen różnego rodzaju drobnych spraw to siłą rzeczy pracujemy na resztkach energii.

Zupełnie inaczej Ci się pracuje, gdy jesteś wyspany, wypoczęty i zrelaksowany. Wstając wcześnie masz do dyspozycji nawet kilka godzin ciszy i spokoju zanim wstaną pozostali domownicy, sąsiedzi, zanim zaczną dzwonić telefony. Jeżeli poświęcisz ten czas na zadania wymagające największego skupienia i wysiłku umysłowego to po ich wykonaniu będziesz miał poczucie satysfakcji przez cały dzień. Nie wierzysz? Spróbuj wcześnie wstawać przez najbliższe 30 dni i przekonaj się sam.

Łukasz Schab: Jak się do tego zabrać?

Jakub Ujejski: Są dwa podejścia do wczesnego wstawania. Pierwsze zakłada, że gwałtowną zmianę, a drugie wykorzystuje metodę małych kroczków. Powiedzmy, że zwykle wstajesz koło 9-tej, a chcesz się przestawić na wstawanie o 6-tej. Możesz od razu przestawić budzik na docelową godzinę i chodzić niewyspany przez kilka dni, albo przez kilka najbliższych tygodni, co tydzień będziesz przestawiał budzik o pół godziny wcześniej. W drugim przypadku zmiana nie jest aż tak gwałtowna ale rozciąga się na 5 tygodni (przy zmianie z 9-tej na 6-tą).

Druga podstawowa sprawa to wyłączenie „drzemki” i ustawienie budzika z dala od łóżka. Zmusi Cię to do wyjścia z łóżka, żeby wyłączyć budzik i będziesz wiedział, że powrót grozi zaspaniem, bo budzik ponownie nie zadzwoni.

Kolejna ważna i często bagatelizowana zmiana, którą trzeba wprowadzić to nawyk wcześniejszego kładzenia się spać. Nie spodziewaj się, że zaczniesz wstawać 3 godziny wcześniej niż zwykle i jednocześnie będziesz chodził spać o tej samej porze co dotychczas. Zasada jest prosta: 3 godzniny wcześniej wstajesz – 3 godziny wcześniej jesteś w łóżku.

Jakuba możecie spotkać w internecie na profilu Produktywnie.pl na Facebooku jak również skontaktować się z nim poprzez jego profile na serwisach społecznościowych: GoldenLine, Facebook, LinkedIn.


marketingmanagerls

Łukasz Schab

Doradca Marketingowy, Interim Marketing Manager. Dołącz do mnie na Google+ lub na Facebooku.

  • bettie8

    Tą zasadę kładzenia budzika (czyli komórki 😉 ) z dala od łóżka zaczęłam stosować od chwili kiedy zaspałam, bo miałam komórką pod ręką. Przez sen, nawet tego nie pamiętam, zgasiłam budzik i sobie smacznie pospałam 2 godziny dłużej niż powinnam.. :p